HR & Social Media: Randvoorwaarden of Showstoppers?

HR & Social Media: randvoorwaarden voor implementatie.

Om Social Media te implementeren is het prima om te beginnen met een experiment en via ‘proefballonnetjes’ ervaring op te doen of koudwatervrees weg te nemen. Naar mate meer medewerkers van de organisatie betrokken raken en de impact groter wordt, helpt een goed doordachte aanpak. Maar de implementatie verloopt alsnog moeizaam, of is zelfs gedoemd te mislukken, als er aan een aantal randvoorwaarden niet is voldaan. Om energie en tijd te besparen is het daarom zinvol eerst te bekijken of deze randvoorwaarden eventuele ‘show stoppers’ zijn.

Plan van Aanpak

Toch eerst even naar die goeddoordachte aanpak: de meeste organisaties zijn prima in staat om met enige inspanning een Social Media plan te maken. Dit plan bestaat in ieder geval uit een aantal stappen:

1. Wat is het HR vraagstuk?

Social Media implementeren ‘omdat iedereen er nu eenmaal mee bezig is’ is niet het sterkste argument en resulteert vaak in een moeizaam implementatie traject. Het is veel logischer om Social Media te verbinden aan een (intern of extern) HR vraagstuk en in te zetten ter ondersteuning hiervan.

2. Wie is de doelgroep en welke kenmerken heeft die?

Met het HR vraagstuk helder voor ogen, kun je ook duidelijk aangeven wie de doelgroep is en hoe deze te bereiken. Het is hierbij belangrijk dóór te segmenteren: hoe specifieker de doelgroep, hoe groter de kans dat de boodschap aankomt bij de juiste groep mensen.

3. Wat is ons verhaal/boodschap (Employer Brand)?

Om te bepalen wat nou eigenlijk op Social Media te zetten, helpt een heldere Employer Brand. Doordat veel organisaties deze stap overslaan gaan hun Social Media uitingen alle kanten op. Door steeds terug te grijpen naar de merkwaarden en deze lading te geven via Social Media, zorg je bovendien voor activatie van het organisatiemerk.

4. Welke Social Media gaan we implementeren?

Bedenk eerst of je gebruik kunt maken van bestaande Social Media groepen, communities en netwerken om de doelgroep te bereiken. Kijk hiervoor over  afdelingsgrenzen en ook organisatiegrenzen en probeer aansluiting te vinden. Steek pas daarna moeite in het opbouwen van een nieuwe community of netwerk.

5. Hoe gaan we Social Media implementeren?

Social Media lenen zich bij uitstek voor experimenteren, maar door de toegenomen complexiteit, snelheid en impact ontkom je niet meer aan  centraal geleide implementatie vormen (zie verder Frankwatching). E.e.a. hangt mede af van een aantal factoren zoals organisatiecultuur en management stijl.

Randvoorwaarden

Vervolgens kom je op het punt ‘Wie gaat er vorm en inhoud geven aan Social Media en hoe gaan we dat dan doen?’ En daarmee beginnen de discussies:

Resources & Infrastructuur

Want gaat nu de Recruiter, HR Manager, P&O medewerker of een nieuw aan te stellen Community Manager zich met Social Media bezighouden? Zijn resources als tijd, mankracht, kennis & expertise en budget hiervoor beschikbaar? En oh ja, ook niet onbelangrijk: hoe zit het met de technische infrastructuur?

Management Draagvlak & Voorbeeldfunctie

Het gebrek aan draagvlak en voorbeeldgedrag van het management zal de kartrekkers van Social Media binnen de organisatie niet tegenhouden. Ze zullen het dan op eigen kracht moeten doen – dus zonder vrijgemaakte middelen als budget en mankracht- en de implementatie en acceptatie zal hierdoor langer duren. Door zich afzijdig te houden mist het management de kans om de organisatie richting & sturing te geven.

Ruimte voor experiment

Experimenteren helpt bij het wegnemen van eventuele koudwatervrees van de medewerkers. Bovendien, als de organisatie geen ruimte geeft om te experimenteren en pas in actie komt als er een uitgebreid plan op tafel ligt, loopt ze het risico achter de feiten aan te lopen en niet op veranderingen in te kunnen spelen. Angst voor controleverlies en onbeheersbaarheid spelen hierbij mee.

Vertrouwen in de medewerkers

Die angst heeft ook te maken met het gestelde vertrouwen in de medewerkers: durft de organisatie de vrijheid en verantwoordelijkheid te geven om met Social Media aan de slag te gaan?

Incasseringsvermogen

Organisaties denken vaak te makkelijk over dit onderwerp: ‘Ja, natuurlijk hebben wij incasseringsvermogen, kom maar op met die feedback!”. In de praktijk pakt dit soms heel anders uit. Verontwaardiging dat iemand dát over de organisatie kan zeggen. Hoe dúrven ze!

Open Cultuur, Transparantie , Bereidheid tot delen

Voor organisaties met een open cultuur en een grote bereidheid tot delen is openheid en transparantie door Social Media een logische volgende stap. Voor ‘gesloten’ organisaties valt het niet mee om zaken die eerder (angstvallig) binnenshuis werden gehouden ‘in één keer’ met anderen te delen. Dit vergt een gedragsverandering. Veel organisaties zijn hierin terughoudend vanwege angst voor ‘jatwerk’. En zeker, dat gebeurt soms ook. Maar weegt dit risico op tegen de opbrengsten van transparantie?

Aanwezigheid van Ambassadeurs en Fans

Zijn er wel genoeg ambassadeurs en fans binnen de organisatie? Net als bij een ‘gewoon’ verandertraject zijn zij belangrijk om successen en best practices zichtbaar te maken en andere medewerkers aan te zetten tot actie. Zonder ambassadeurs en fans zal het Social Media ‘virus’ zich moeizaam verspreiden.

Realistische doelen & Lange adem

De impact en resultaten van de inzet van Social Media zijn niet van de ene op de andere dag zichtbaar. Social Media is niet een snel ‘trucje’ waarmee je de meest fantastische resultaten tevoorschijn tovert; het is veel zaaien, zorgvuldig onderhouden en als je het goed doet uiteindelijk ook oogsten. Maar veel organisaties gooien de handdoek in de ring als zij na een korte periode geen ‘harde’ cijfers en meetbare resultaten van Social Media hebben gezien.

Afsluiting

Het zal niet de eerste keer zijn dat een organisatie na het opstellen van een mooi Social Media Plan vervolgens struikelt over de randvoorwaarden.

Ik wil niet suggereren dat aan alle randvoorwaarden tegelijkertijd moet worden voldaan om Social Media succesvol te implementeren (of andersom: dat als je aan alle randvoorwaarden voldoet, succesvolle implementatie een gegeven is J). De kans op een succesvolle Social Media implementatie wordt wel aanzienlijk vergroot door het maken van een goeddoordacht plan en het implementatietraject zal een stuk soepeler verlopen door van te voren na te denken over de bijbehorende randvoorwaarden.

Ik wens jullie veel succes!

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van Danny Valize, Art Director bij VIS Free Format Communicatie

Foto Flickr cc KT Ann

Over dianarussohrbp

Ik ben een zelfstandige HR Business Partner en ik adviseer en ondersteun organisaties op het gebied van Employer & Internal Branding, Medewerker Engagement, HR & Social Media (de bijbehorende verandertrajcten) en De Nieuwe Organisatie.

Geplaatst op 17 april 2012, in HR & Social Media, Strategie/Plan van Aanpak en getagd als , , , . Markeer de permalink als favoriet. Een reactie plaatsen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers op de volgende wijze: